Persyaratan dan Ketentuan Sertifikasi

Penilaian dan sertifikasi sistem manajemen yang dioperasikan oleh Pemohon misalnya ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 37001 dan ISO 21001. Pemohon harus setuju untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada PT. Evodia Global Sertifikasi.

Untuk tujuan dari Syarat dan Ketentuan ini:

• Pemohon adalah perorangan, badan hukum atau badan bukan badan hukum yang mengajukan Registrasi Sertifikasi.
• Penilaian berarti verifikasi keefektifan Sistem Manajemen terkait yang dioperasikan oleh Pemohon melalui pemeriksaan bahan, produk jadi, metode pengujian,rekaman, sistem, lingkungan dan kegiatan lain yang ditetapkan oleh Pemohon dalam Sistem Manajemennya. Komite ketidakberpihakan adalah komite yang dibentuk untuk memantau, memberi masukan, dan mengevaluasi kinerja PT Evodia Global Sertifikasi untuk skema sertifikasi secara independen dan membuat rekomendaasi untuk perbaikan yang diperlukan.
• Sertifikat Registrasi berarti sertifikat yang dikeluarkan oleh PT. Evodia Global Sertifikasi sebagai pengakuan bahwa sistem manajemen yang dioperasikan oleh Pemohon memenuhi persyaratan Standar yang berlaku dan Syarat dan Ketentuan ini.
• Klien berarti pemohon atau perusahaan yang terdaftar sebagaimana mestinya.
• Produk berarti barang, proses atau layanan yang disediakan oleh klien.
• Sertifikasi Sistem Manajemen berarti demonstrasi independen bahwa sistem manajemen organisasi:
• Sesuai dengan persyaratan yang ditentukan
• Mampu secara konsisten mencapai kebijakan dan tujuan organisasi, dan
• Diimplementasikan secara efektif.
• Perusahaan Terdaftar berarti perorangan, badan hukum atau bukan badan hukum yang telah diberikan Sertifikat Registrasi.
• Lingkup Registrasi berarti berbagai produk, layanan, kegiatan yang dicakup oleh sistem manajemen perusahaan terdaftar yang ditentukan pada Sertifikat Registrasi.
• Standar berarti Standar atau persyaratan lain untuk mana organisasi pemohon mencari sertifikasi.

Saat menerima permintaan sertifikasi, Tinjauan Kontrak akan dilakukan berdasarkan informasi yang diberikan kepada kami oleh organisasi pemohon. Proposal Penawaran akan dikeluarkan dari PT Evodia Global Sertifikasi kepada pemohon akan diminta untuk mendatangani proposal penawaran dan mengirimkannya kepada PT Evodia Global Sertifikasi bersama dengan pembayaran untuk rencana audit tahap 1.

Tahap pertama dari proses penilaian yang dilakukan oleh PT. Evodia Global Sertifikasi adalah untuk meninjau dokumentasi klien dan kesiapan untuk penilaian Tahap 2. Perusahaan pemohon setuju untuk memberikan PT. Evodia Global Sertifikasi dengan akses ke dokumen, area dan catatan untuk melakukan penilaian. Untuk semua pendaftaran, Kunjungan Perencanaan Tahap 1 dilakukan di tempat klien untuk meninjau kecukupan sistem manajemen terdokumentasi dan status implementasi atau dapat berupa kegiatan kajian dokumen yang dilakukan secara off site.Setelah menyelesaikan Tahap 1, maka proses selanjutnya adalah tahap 2 dimana auditor menilai kesesuaian terhadap standar yang diterapkan. Audit tahap 2 dilaksanakan dilokasi klien setelah seluruh temuan tahap audit tahap 1 ditutup.

Setelah menyelesaikan penilaian Tahap 2, Lead Auditor mengeluarkan laporan kepada PT. Evodia Global Sertifikasi bersama dengan formulir rekomendasi untuk persetujuan yang akan diajukan untuk tinjauan independen yang tidak memihak. Jika sertifikasi diberikan, klien masuk dalam daftar klien tersertifikasi PT. Evodia Global Sertifikasi, yang tersedia untuk umum melalui Situs PT. Evodia Global Sertifikasi.
Setiap Sertifikat Registrasi mendefinisikan Ruang Lingkup Pendaftaran.
Sertifikat Pendaftaran bersifat pribadi bagi Perusahaan yang tidak boleh memberikan izin untuk digunakan oleh pihak ketiga.
Pendaftaran dilakukan setiap tahun dengan mematuhi kepatuhan terhadap Standar setelah kunjungan pengawasan (surveillance) tahunan dinyatakan berhasil. Sertifikat tetap milik PT. Evodia Global Sertifikasi. Sertifikat registrasi tidak akan dikeluarkan kecuali kami telah menerima pembayaran secara penuh.

Klien bersertifikat harus menginformasikan PT. Evodia Global Sertifikasi tanpa penundaan hal-hal yang dapat mempengaruhi kemampuan sistem manajemen yaitu status atau kepemilikan organisasi legal atau komersial, alamat dan situs kontak, ruang lingkup, dll.
Pemberitahuan perubahan yang membutuhkan penerbitan kembali sertifikat pendaftaran selain untuk awal atau penilaian ulang akan menarik biaya administrasi nominal.

Tim audit melakukan audit pengawasan di tempat / lokasi. Audit ini tidak selalu audit sistem penuh. Ini bisa menjadi audit parsial dari sistem manajemen. Jumlah audit pengawasan dapat ditingkatkan sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau ukuran organisasi yang diubah, menerima keluhan pelanggan, tingkat ketidaksesuaian yang terdeteksi selama audit pengawasan atau sebagai tim audit diindikasikan.

Audit re-certfication dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan terus menerus semua persyaratan standar sistem manajemen yang relevan setiap tiga tahun untuk memastikan kesesuaian dan efektivitas sistem manajemen secara berkelanjutan secara keseluruhan dan relevansi berkelanjutan serta penerapannya untuk lingkup sertifikasi. Ulasan kinerja perusahaan selama periode tiga tahun sebelumnya juga dilakukan.
Antara audit sertifikasi pertama dan audit sertifikasi ulang atau antara dua audit sertifikasi ulang tidak boleh lebih dari 3 tahun.
Jika perusahaan tidak merespons atau meminta kelanjutan sertifikat, pada akhir masa berlaku sertifikat, sertifikat menjadi tidak berlaku.

Setelah sertifikat diterbitkan, Perusahaan berhak mempublikasikan fakta dan menerapkan tanda sertifikasi yang relevan ke alat tulis dan materi promosi mereka yang terkait hanya dengan ruang lingkup pendaftaran yang dinilai.
Kondisi untuk penggunaan tanda PT. Evodia Global Sertifikasi ditetapkan dalam dokumen PD-E101.
Klien PT. Evodia Global Sertifikasi / perusahaan terdaftar setuju untuk tidak menggunakan sertifikasi yang diberikan sedemikian rupa untuk membawa PT. Evodia Global Sertifikasi menjadi keburukan.

PT. Evodia Global Sertifikasi mengendalikan kepemilikan (atas logo dan penerbitan tanda sertifikat) secara tepat dan akan mengambil semua tindakan pencegahan yang wajar untuk memastikan bahwa tidak ada penyalahgunaan sertifikat mereka dalam iklan klien, dll. Klien hanya melakukan untuk menggunakan tanda sertifikasi dan / atau tanda akreditasi yang sesuai dengan lingkup pendaftaran, lokasi dan / atau standar sistem manajemen yang berlaku.

• Pemberian sertifikasi berdasarkan hasil keputusan dari evaluasi laporan penilaian oleh Technical Reviewer & Pengambil Keputusan untuk memberikan keputusan sertifikasi
• Penolakan sertifikasi berdasarkan hasil keputusan dari evaluasi laporan Penilaian oleh Technical Reviewer & Pengambil Keputusan untuk menolak pemberian keputusan sertifikasi. Penolakan terjadi karena :

1. Informasi yang disediakan tim audit tidak cukup berkaitan dengan persyaratan dan lingkup sertifikasi
2. Ketidaksesuaian major belum ditinjau dan ditutup sampai batas waktu yang diberikan
3. Ketidaksesuaian minor belum diverifikasi beserta tindakan perbaikannya
4. Hal-hal lain, misalnya seperti: adanya penyuapan, konflik kepentingan, dll.

• Surveillance dapat dilakukan secara berkala 6 bulan – 1 tahun sekali
• Kondisi yang menyebabkan pengecualian atau kondisi tertentu, maka EGS dapat melakukan percepatan waktu seurveillance
• Perubahan sertifikat dilakukan sebagai hasil dari: surveillance, resertification, penambahan/pengurangan/perubahan ruang lingkup, alamat atau audit tambahan, dll

• Jika organisasi yang disertifikasi tidak mendapatkan audit Pengawasan yang dilakukan sesuai perjanjian sertifikasi dan atau oragnisasi tersebut terus menerus atau serius gagal memenuhi persyaratan yang diperlukan untuk mempertahankan sertifikat.
• Jika klien ditemukan menyalahgunakan sertifikat dan penyalahgunaan logo Badan Sertifikasi atau menggunakan segaljenis pernyataan menyesatkan yang mungkin mempengaruhi reputasi lembaga sertifikasi dan dewan akreditasi
• Kegagalan untuk menjalankan audit surveillance yang dijadwalkan, jika audit pengawasan tidak diatur dalam waktu 6 bulan sejak tanggal jatuh tempo.
• Tindakan korektif tidak diambil atau diambil namun tidak efektif secara obyektif.
• Tidak membayar kewajiban keuangan sesuai kesepakatan kontrak
• Permintaan sukarela untuk penangguhan

• Sertifikat yang ditangguhkan dapat dipulihkan atau dicairkan, jika dalam masa penangguhan (maksimum 6 bulan) telah dilakukan audit surveillance ataupun re-certification atau audit re-certification yang lengkap telah diselesaikan sebelum waktu yang di tetapkan berakhir, jika tidak, setidaknya Audit Tahap 2 harus dilakukan, penyebab yang mengakibatkan penangguhan telah diperbaiki. Klien harus menunjukkan bukti bahwa perbaikan telah dilakukan. Perbaikan yang mungkin memerlukan kunjungan untuk melakukan penilaian harus diselesaikan oleh auditor EGS yang memenuhi syarat. Jika penangguhan dilakukan karena membatasi pengawasan, audit khusus perlu dijadwalkan. Klien yang telah dipulihkan kembali sertifikatnya mendapatkan kembali haknya sebagai klien tersertifikasi

• Re-certification di lakukan dalam 1 siklus sertifikasi yaitu 3 tahun masa berakhirnya sertifikat
• Pembaharuan terjadi jika klien berhasil menjalankan re-certification sebelum masa berlakunya berakhir
• Untuk ketidaksesuaian utama (Major), EGS menetapkan masa tindakan koreksi dan korektif sebelum tanggal berakhirnya sertifikat.

• Penarikan sertifikat terjadi karena adanya penghentian sertifikasi oleh klien, gagal memenuhi persyaratan sertifikasi, pelanggaran serius yang terjadi, atau penyalahgunaan sertifikat untuk kepentingan di luar konteks sertifikasi Sistem Manajemen.
• Setelah penarikan Klien harus mengehentikan penggunaan sertifikat untuk materi periklanan dan organisasi harus mengembalikan semua perangkat asli kepada EGS
• Kegagalan untuk menjalankan audit surveillance melebihi batas waktu yang ditetapkan yaitu 6 bulan sejak tanggal jatuh tempo

• Atas permintaan klien pada setiap siklus sertifikasi, ruang lingkup sertifikasi dapat di perluas atau ditambahkan setelah verifikasi dilakukan dengan proses sertifikasi baik melalui audit khusus atau melalui audit surveillance atau audit ulang yang akan dating.

• Atas permintaan klien atau selama audit pengawasan sebagaimana di identifikasi oleh tim audit, ruang lingkup sertifikati dapat di kurangi setelah melalui proses sertfikasi EGS
• Apabila perbaikan tidak dilakukan maka akan mengakibatkan pengurangan ruang lingkup

Sertifikat dapat dibatalkan dalam kasus-kasus berikut :

• Jika karena sesuatu hal yang terjadi pada pelaksanaan audit mengakibatkan hasil audit dinyatakan tidak valid.
• Jika produk, proses dan pelayanan tidak lagi ditawarkan oleh klien.
• Jika klien bermaksud untuk berhenti.
• Pembubaran kegiatan organisasi klien

PT Evodia Global Sertifikasi memiliki wewenang untuk mempublikasikan di situs webnya, terkait keputusan tentang sertifikat yang dikembalikan dan pembatalan pembatalan kontrak. Organisasi harus menghentikan penggunaan sertifikat dan logo setelah pembatalan kontrak.

Lembaga sertifikasi menerapkan skema sertifikasi terakreditasi untuk memberikan pelayanan yang cepat, kompeten dan tidak memihak kepada klien. Dalam kasus, pemohon, organisasi klien bersertifikat atau pihak berkepentingan lainnya ingin mengajukan keluhan sehubungan dengan penyelenggaraan sertifikasi Lembaga Sertifikasi, skema sertifikasi atau banding terhadap keputusan dari Lembaga sertifikasi yang dianggap tidak adil dan merugikan kepentingan organisasi maka Lembaga sertifikasi akan mempertimbangkan keluhan atau banding.

Lembaga sertifikasi membutuhkan setiap organisasi yang Sistem Manajemennya tersertifikasi/ terdaftar untuk menyediakan, bila diminta, mencatat semua keluhan dan tindakan perbaikan yang dilakukan sesuai dengan persyaratan standar system manajemen atau dokumen normative lainnya.

Semua penilaian dilakukan dengan kerahasiaan lengkap dari kegiatan organisasi Lembaga Sertifikasi. Staf kantor dan personil audit terikat oleh kesepakatan kerahasiaan untuk melindungi informasi rahasia Klien.

Lembaga Serifikasi dapat melakukan audit dengan pemberitahuan singkat untuk menyelidiki keluhan, atau sebagai tanggapan atas perubahan, atau sebagai tindak lanjut untuk memverifikasi status dibawah penanggguhan sertifikasi atau alasan lain untuk memastikan obyektivitas pendaftaran di pertahankan oleh klien.

Lembaga Sertifikasi berkewajiban sehubungan dengan adanya peristiwa tunggal atau serangkaian peristiwa untuk pelanggaran dalam persyaratan dan skema kontrak untuk pendaftaran ini harus dibatasi secara ketat dengan jumlah uang harus dibayarkan oleh klien kepada lembaga sertifikasi dalam 12 bulan sebelum tanggal kejadian. Lembaga Sertifikasi tidak bertanggungjawab atas kewajiban lainnya (termasuk kewajiban pihak ketiga) yang mengklaim apa yang pernah diklaim oleh klien terhadap Lembaga Sertifikasi. Lembaga Sertifikasi tidak bertanggungjawab atas klaim yang diajukan oleh Klien nya jika terjadi kerusakan produk atau layanan mereka dengan Klien atau pengguna mereka sendiri.