Sistem Manajemen Terintegrasi/Integrated Management System (IMS) merupakan penggabungan semua aspek system dan proses suatu organisasi ke dalam satu kerangka lengkap. Penggabungan ini memungkinkan organisasi untuk mempermudah manajemen, menghemat waktu dan meningkatkan efisiensi. IMS menggabungkan audit tiga Standar yaitu ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001 menjadi satu. IMS memungkinkan proses-proses dalam ketiga standar tersebut untuk digabungkan sehingga secara bersamaan mencakup semua persyaratan khusus Standar. Ketiga sistem tersebut memiliki 10 klausa yang serupa, yang membuatnya lebih mudah untuk diintegrasikan.
Apa manfaat dari IMS?
- Meningkatkan Fokus Bisnis
IMS meningkatkan fokus organisasi karena sistem mendorong pemusatan pada aktivitas organisasi, peningkatan dan penguatan hubungan antara kualitas, kesehatan dan keselamatan karyawan, dan tanggung jawab social. IMS dapat menguntungkan organisasi dan memfokuskan organisasi ke tujuan organisasi. Integrasi sistem manajemen dapat mengarahkan strategi perusahaan untuk lebih fokus pada kebutuhan organisasi dan meningkatkan fokus bisnis.
- Mengelola Risiko Usaha
Risiko keselamatan, dampak lingkungan dan kegagalan proses sudah tercakup dalam tiga sistem manajemen utama di IMS. IMS mampu mengelola risiko bisnis karena menanggung risiko untuk sistem manajemen yang berbeda.
- Mengurangi Konflik antara Sistem Manajemen Individu
IMS memberikan lebih sedikit konflik antara sistem manajemen individu sebagai integrasi yang diidentifikasi dan merasionalisasi konflik, kebingungan, redundansi atau konflik dalam dokumentasi karena mencakup prosedur dari aspek yang berbeda, terutama kualitas, lingkungan, kesehatan dan keselamatan kerja.
- Mengurangi Duplikasi dan Birokrasi
IMS memungkinkan organisasi untuk mengurangi tingkat dokumentasi dan birokrasi yang muncul karena pengorganisasian dan kontrol kerja, mengacu pada prosedur yang terpisah atau standar yang berbeda. IMS dapat meminimalkan jumlah audit, meminimalkan masalah replikasi dokumentasi dan hasil kesalahan atau ketidaksesuaian antara prosedur.
- Audit Internal dan Eksternal yang Efektif dan Efisien
IMS memiliki keunggulan dalam mengurangi biaya sertifikasi eksternal melalui audit sertifikasi tunggal dan audit terintegrasi. Selain itu, integrasi juga memungkinkan pelaksanaan audit internal dan eksternal lebih jelas dan efektif.
- Menyederhanakan Proses Sertifikasi
IMS digunakan sebagai metode untuk menyederhanakan sistem dan juga untuk menggabungkan audit karena kedepannya, perusahaan akan memiliki jenis audit yang berbeda.
Karena sebelumnya, sistem manajemen yang berbeda perlu disertifikasi dan diverifikasi satu per satu yang akan memakan waktu lebih lama.
- Hemat Sumber Daya Manusia
IMS mendukung sumber daya manusia karena dapat meningkatkan komunikasi dan informasi di berbagai tingkat organisasi. IMS dapat menghemat sumber daya manusia yang digunakan dalam hal audit dan manajemen. Sebab, setelah integrasi, proses auditing menjadi hanya satu kali audit dan satu prosedur yang perlu dikelola.
- Menurunkan Biaya Manajemen
Integrasi dapat menghemat biaya langsung melalui pengurangan biaya audit dan mengurangi biaya sertifikasi.
- Mengurangi Kompleksitas Manajemen Internal
IMS membantu meningkatkan efisiensi dalam manajemen seperti penerapan pelatihan eksternal. Selain itu, IMS juga dapat membantu menetapkan standar operasional prosedur di bidang sumber daya manusia.
- Meningkatkan Kompatibilitas Budaya
Praktik dan kerja yang sistematis memberikan lingkungan kerja yang efektif. IMS memberikan pekerjaan dan pengalaman yang lebih baik dalam hal manajemen. Ringkasnya, praktik kerja yang baik dalam organisasi dapat meningkatkan kompatibilitas budaya dan meningkatkan kualitas dalam manajemen.
- Memfasilitasi Perbaikan Berkelanjutan
Setelah menerapkan IMS, perbaikan terus-menerus masih diperlukan. Hal ini karena penting untuk selalu memeriksa kesesuaian dan memperbarui kebutuhan sistem manajemen berdasarkan revisi terbaru dan kebutuhan manajemen perusahaan.
- Penghematan Waktu
IMS dapat menghemat waktu audit karena auditor dapat melakukan audit gabungan dan lebih mudah untuk melakukan segala sesuatu yang berada di bawah satu system
- Manfaat Operasional
IMS memberikan manfaat operasional untuk meningkatkan beberapa audit. Selain itu, IMS juga memberikan pengurangan duplikasi kebijakan, prosedur dan pencatatan [7] yang akan memberikan keuntungan dalam hal operasional perusahaan.
- Gambar Eksternal yang Lebih Baik
IMS memberikan poin positif terhadap peningkatan citra perusahaan dan membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan dan mempromosikan citra perusahaan yang positif.
- Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
IMS dapat meningkatkan kepuasan pelanggan karena adanya kebutuhan dan tuntutan pelanggan akan penggunaan IMS sebagai bagian dari sistem bisnis dan strategi manajemen.
- Meningkatkan Motivasi Karyawan
Penerapan IMS menciptakan budaya positif di perusahaan terhadap motivasi karyawan. Manfaat internal dalam integrasi adalah dapat meningkatkan motivasi staf dan mengurangi konflik antar fungsi.
Integrasi ISO 9001, ISO 14001 dan ISO 45001
Anda dapat menggabungkan Sistem Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Lingkungan, dan Sistem Manajemen Kesehatan & Keselamatan Kerja. Kombinasi ini bekerja sama dengan baik karena memiliki high level structure atau mengacu pada 10 klausa yang sama. Sehingga mereka memiliki banyak kesamaan yang dapat membuat pengelolaannya lebih mudah.
IMS akan memberi Anda lebih banyak ruang untuk fokus dalam mendorong peningkatan berkelanjutan di seluruh jajaran area penting tanpa membuang waktu dan sumber daya yang tidak perlu.
Evodia Global Sertifikasi (EGS) sebagai Lembaga sertifikasi menyediakan jasa sertifikasi yaitu ISO 9001, ISO 14001, dan ISO 45001. Para pendiri EGS telah berpengalaman lebih dari 15 tahun di bidangnya. Sertifikasikan organisasi Anda kepada kami.
Hubungi kami:
Miya
0895 3461 96409
Referensi: Muzaimi, H., Chew, B. C., Hamid, S.R. (2016). Integrated Management System: The Integration of ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 and ISO 31000. Engineering International Conference (EIC) 2016. 4-8.